Potęga checklisty!

Wyobraź sobie taką sytuację.

Zbliża się Twój długo wyczekiwany wyjazd. Zaczynasz pakować walizkę – wrzucasz do niej niezbędne ubrania, bieliznę, buty, kosmetyki, potrzebne leki, aparat, telefon, laptopa, jakąś książkę, coś do pisania. Wydaje Ci się, że wszystko zabrałeś ze sobą – jednak sprawdzasz pobieżnie, czy o niczym nie zapomniałeś. Telefon, ubrania, komputer, aparat… Wszystko jest. Dojeżdżasz na miejsce. Jesteś bardzo podekscytowany, w końcu czekałeś na ten moment wytchnienia od dawna. Po rozpakowaniu walizki i krótkiej chwili odpoczynku wychodzisz z hotelu. Zaczynasz zwiedzać okolicę, cieszysz oko pięknymi widokami. Jednak kiedy chcesz zrobić zdjęcie okazuje się, że nie zapakowałeś karty pamięci do aparatu. W jednym momencie czar pryska. Jesteś na siebie zły, bo przecież wiedziałeś, że potrzebujesz karty pamięci. A jednak nie zapakowałeś jej do bagażu.

Albo inaczej.

Współpracujesz przy dużym projekcie. Jesteś odpowiedzialny za współpracę agencji kreatywnej z Twoją firmą – zajmujesz się koordynacją działań oraz przepływem informacji. Macie przygotowany harmonogram działań, zadań jest dużo więc terminy gonią. Agencja poprosiła o dosłanie kilku dokumentów, które pomogą Wam przygotować strategię marketingową na najbliższe kilka lat. Nie zapisujesz tego nigdzie, przecież „to tylko kilka dokumentów więc zapamiętasz, masz przecież świetną pamięć”. Przed końcem pracy rozmawiasz z szefem, przekazujesz mu informacje o postępach i tym, jakie dokumenty trzeba przygotować. On jednak nie jest skupiony, bo czyta umowę, wiec prosi Cię o przesłanie maila z najważniejszymi informacjami. Następnego dnia piszesz maila z podsumowaniem. Dostajesz dokumenty, o które prosiłaś. Przesyłasz je dalej. Wszystko wydaje się w porządku. Jednak w czwartek okazuje się, że nie przesłałaś wszystkich potrzebnych dokumentów. Twój szef będzie w pracy dopiero w poniedziałek. Realizacja projektu opóźnia się.

Co mogłeś zrobić, żeby zapobiec tym dwóm sytuacjom? Zapisać to, co potrzebujesz zrobić lub zabrać ze sobą. Wydaje się, że tak niewiele potrzeba, prawda?

W dzisiejszym świecie mamy dużo więcej informacji i wiedzy niż kiedykolwiek wcześniej. Zdecydowana większość z nich jest łatwo dostępna – wystarczy szybkie wyszukiwanie w Google lub Wikipedii i możesz znaleźć informacje na prawie każdy temat.

Jednak wraz ze wzrostem dostępu do informacji, zwiększa się ilość i złożoność procesów. Nieważne jak dobrą masz pamięć. Gdy się rozproszymy nawet najprostsze rzeczy potrafią wylecieć z pamięci. By zapobiec takim sytuacjom jak powyższe, możesz skorzystać z prostego narzędzia jakim jest lista kontrolna.

Lista kontrolna (checklista) najprościej mówiąc jest listą czynności, którą możesz odznaczyć lub „odfajkować”, by zobaczyć wykonane zadania i postępy w osiąganiu zamierzonych celów. Może być ona bardziej lub mniej rozbudowana, w zależności od ilości zadań i celu w jakim ją wykorzystasz. Możesz jej użyć zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Jest prostym narzędziem, które dobrze przygotowywane może przynieść duże efekty! 

Niejednokrotnie spotykam się u ludzi z myśleniem o liście kontrolnej w kontekście obrazy inteligencji – to zupełnie niepotrzebne, a nawet krzywdzące dla osób które z niej korzystają. Jej głównym celem jest pomoc profesjonalistom w zachowaniu dyscypliny w ich pracy, przestrzeganiu zasad i unikaniu prostych błędów, gdy jako eksperci „powinni wiedzieć lepiej”. Każdemu z nas zdarzyło się zrobić jakiś błąd przez nieuwagę, skoro więc możemy zminimalizować ich wystąpienie, to może warto spróbować?

Dlaczego warto korzystać z pomocy listy kontrolnej?

1.     Masz pewność, że nie pominiesz bazy. W swojej książce „Potęga checklisty. Jak opanować chaos i zyskać swobodę w działaniu” dr Atul Gawande opisuje listy kontrolne jako rodzaj sieci poznawczej, która chroni nas przed naszymi ograniczeniami pamięci i koncentracji. Listy kontrolne zapewniają, że nie przegapimy najważniejszych rzeczy, zwłaszcza gdy czujemy się zmęczeni lub nam się nie chce.

2.     Uwalniasz swoją głowę od zadań „siedzących z tyłu głowy” i skupiasz się na wyzwaniach. Kiedy już wykonasz najważniejsze zadania, twój umysł przestaje się nimi zajmować. Jest to szczególnie ważne, kiedy na horyzoncie pojawia się rzecz nieoczekiwana lub nieplanowana, której musisz poświęcić swoją pełną uwagę i koncentrację.

3.     Zapewniasz sobie dyscyplinę i ciągłość działania. Listy kontrolne zachęcają do tworzenia nawyków i jednocześnie sprawdzania rutynowego działania. Kiedy coś jest nam dobrze znane robimy to „na pewniaka”, nie przykładając do tego szczególnej uwagi. Łatwo wtedy o głupie błędy i poślizgnięcia.

4.     Oszczędzasz czas. Możesz zaoszczędzić go mnóstwo wypisując poszczególne zadania bez późniejszego ciągłego myślenia o nich. Gdy przyjdzie czas na konkretne zadanie, przejdziesz po prostu do jego zrobienia.

5.     Są praktyczne. Choć checklisty nie są najbardziej ekscytującą rzeczą na świecie, mogą być cennym narzędziem w podnoszeniu ogólnych standardów i efektywności w pracy, jaką wykonujemy.

W jaki sposób tworzyć listy kontrolne?

  • Lista powinna być krótka i prosta, najlepiej w formacie A4, ale nie jest to wymóg. Skoncentruj się wyłącznie na absolutnych podstawach, bez wchodzenia w zbędne szczegóły i rozbudowane sieci zadań. Checklisty nie zostały zaprojektowane jako przewodniki „jak to wykonać”, są jedynie pewną formą przypomnienia. Na dobrej liście kontrolnej powinno 5-10 pozycji, chyba że masz małe zadania które nie są ze sobą powiązane, wtedy możesz dopisać ich więcej. Pamiętaj jednak, żeby mierzyć siły na zamiary – Twoja doba ma 24 godziny, czasem nie zdążysz zrobić wszystkiego. W takiej sytuacji nic straconego, możesz przepisać część zadań na kolejny dzień.
  • Używaj języka, który jest łatwy do zrozumienia i precyzyjny. Jeśli przygotowana przez Ciebie lista wymaga dodatkowego czasu na zrozumienie, to nie jest przygotowana prawidłowo. W liście kontrolnej nie powinno być miejsca na interpretacje i niedomówienia. Listy kontrolne mają na celu ułatwienie wykonywania zadań i zwiększenie efektywności, a nie dodatkowe komplikowania sobie pracy.
  • Bądź otwarty na zmiany, aktualizacje i eksperymenty. Nawet w projekcie badawczym prowadzonym przez Atula Gawande, szpitale były często zachęcane do zmiany zalecanych list kontrolnych, aby pasowały do ich specyficznych potrzeb i preferencji. Jeśli czujesz, że Twoja lista nie jest stworzona w kolejności, która Tobie odpowiada, zmień kolejność działań. Skoro ludzie są różni to pracują też w różny sposób. Najczęściej i najchętniej jednak korzystamy ze schematów:
    • trudny -> łatwy: wykonują najpierw najtrudniejsze zadania, by później oddać się przyjemniejszej pracy.
    • łatwy -> trudny: wykonują najpierw najłatwiejsze zadania „na rozgrzewkę”, a później przechodzą do tzw. kamieni milowych.
    • trudny -> łatwy / łatwy -> trudny (naprzemiennie)
    • po kolei, zgodnie z następstwem procesów

Jeśli chciałbyś zacząć korzystać z checklisty, jednocześnie ciesząc się jej ładnym wyglądem, przygotowałam dla Ciebie dwa szablony gotowe do wydrukowania i użycia ?

Checklisty podzieliłam na dwie kategorie: zadania najważniejsze i zadania dodatkowe. Zostawiłam także trochę miejsca na notatki, które mogą się pojawić niespodziewanie.

Zastanawiasz się pewnie, co oznacza żółty kwadracik na początku listy. To tak zwane zadanie CHSS. Oznacza ono dosłownie, że “choćby skały srały” to jedno zadanie musisz wykonać ?

Więcej na ten temat mówiła Kamila Rowińska w jednym ze swoich filmików z maksymalnej produktywności, możesz zobaczyć go tutaj.



Mam nadzieję, że moje kolorowe checklisty będą miłą odmianą od nudnych kartek papieru z wypunktowanymi zadaniami ?

Powodzenia w planowaniu i realizowaniu Twoich celów!

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *