Kim jest Wirtualna Asystentka?

Prowadzisz swój biznes w pojedynkę? Masz dużo pracy, ale jednocześnie brakuje Ci czasu lub zatrudnienie pełnoetatowego pracownika to dla Ciebie zbyt duży koszt? Właśnie w tym momencie do pomocy może wkroczyć wirtualna asystentka.

Zawód wirtualnej asystentki w USA, Wielkiej Brytanii i Australii jest powszechnie spotykany. Od kilku lat również w Polsce wirtualne asystentki (i wirtualni asystenci) stają się bardziej widoczni, ponieważ firmy zwiększają wykorzystanie Internetu do codziennych działań.

Co robi wirtualna asystentka? Jak zacząć pracę z wirtualną asystentką? To są pytania, które słyszę najczęściej mówiąc o tym, czym się zajmuję. Zatem dziś na tapet wchodzi temat wirtualnej asysty.

KIM JEST WIRTUALNA ASYSTENTKA?

Przede wszystkim jest żywą osobą – wirtualna nie oznacza, że jest automatyczną sekretarką lub botem, który wykonuje pracę zamiast człowieka. Wirtualna asystentka (WA) jest zdalnym pracownikiem, który posiada umiejętności w obszarach, które są przydatne w kontekście prowadzenia własnego biznesu. Wirtualna asystentka wspiera przedsiębiorców (ale i nie
tylko) odciążając ich z gromadzących się obowiązków, których nie mogą zrobić samodzielnie, bo brakuje im czasu lub umiejętności. Podstawowymi zadaniami wirtualnej asystentki przede wszystkim są wszelkie zadania biurowe i operacyjne, ale dobra WA może posiadać również swoje specjalizacje.

Wirtualna asystentka (podobnie jak sekretarka lub asystentka) przejmuje część obowiązków osoby dla której pracuje. Różnica polega na formie i specyfice współpracy, czasem również na rodzaju zadań do wykonania. Ale o tym później.

Jak wyglądają różnice w formie współpracy? Asystentka w tradycyjnym rozumieniu posiada miejsce pracy z góry określone przez pracodawcę. Zwykle tym miejscem jest biuro firmy z własnym biurkiem, krzesłem i innymi niezbędnymi sprzętami (komputer, telefon, drukarka, skaner itp.). Tradycyjna asystentka najczęściej jest zatrudniana na umowę o pracę.

W przypadku wirtualnej asystentki sprawa ma się trochę inaczej. Wirtualna asystentka jest podwykonawcą, więc firma nie musi zapewniać jej takich samych korzyści, jak w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin. Ponadto, ponieważ wirtualna asystentka działa poza biurem, nie ma potrzeby posiadania biurka ani innej przestrzeni roboczej w firmie. Wirtualna asystentka pracuje zdalnie, a nawet jeśli spotyka się z klientem, to raczej rzadko i niekoniecznie w biurze. Komunikacja natomiast odbywa się głównie przez Internet, za pośrednictwem Skype, lub innych komunikatorów.

Dlatego ważne jest, by wirtualna asystentka była komunikatywna, czyli potrafiła precyzować swoje myśli za pomocą e-maili i innych komunikatorów. Ważne jest też, by była osobą proaktywną, która nie boi się podjąć inicjatywy.

JAKIE ZADANIA MOŻE WYKONAĆ WIRTUALNA ASYSTENTKA?

Różnica między sekretarką a wirtualną asystentką oprócz sposobu pracy jest też taka, że wirtualne asystentki pracują na godziny lub projektowo. Rozliczają się na umowę o dzieło lub na fakturę (gdy prowadzą swoją działalność). W praktyce oznacza to, że z ich wiedzy i umiejętności można korzystać w elastyczny sposób, w zależności od aktualnych potrzeb.

Wirtualna asystentka może wykonać wszystkie monotonne zadania, dając Ci możliwość poświęcenia czasu na rozwój firmy i spędzanie czasu z klientami. Podstawowymi zadaniami wirtualnej asystentki są zadania wspierające „od zaplecza” Twój biznes. Co to oznacza w praktyce?

1.    Tworzenie prezentacji, raportów i innych dokumentów

2.    Wyszukiwanie informacji oraz porównywanie ofert (research)

3.    Obsługę firmowego maila lub telefonu, ustalanie spotkań

4.    Tworzenie grafik do mediów społecznościowych, na strony www

5.    Zarządzanie firmowym kalendarzem

6.    Proste tłumaczenia, tworzenie tekstów (copywriting), transkrypcje

7.    Prowadzenie profili w mediach społecznościowych

8.    Pośredniczenie w zlecaniu różnych zadań

9.    Obsługa stron www oraz sklepów internetowych

Część wirtualnych asystentek posiada również
specjalizacje, np.

1.    Obsługa stron www i sklepów internetowych – Taka wirtualna asystentka specjalizuje się w tworzeniu oraz zaawansowanej modyfikacja stron w oparciu o różne CMS i niejednokrotnie kodowanie. Instalowanie i dostosowywanie wtyczek, pełna optymalizacja stron to w tej specjalizacji zadania na porządku dziennym.

2.    Media Społecznościowe – posiadanie konta na Instagramie i Facebooku oraz podstawowa wiedza na temat Social Media tutaj nie wystarczy. WA posiadająca specjalizację Social Media Managera odpowiada za komunikację między firmą a klientem za pomocą wszelkich dostępnych mediów społecznościowych. Z reguły tworzy całe strategie promocji, prowadzi profile marek, a także zarządza płatnymi kampaniami.

3.    Zarządzanie projektami – WA będąca Project Managerem zarządza bardziej lub mniej skomplikowanymi projektami zgodnie z metodologią projektową. W zakres jej zadań wchodzi nie tylko skoordynowanie określonych działań, ale również planowanie i nadzorowanie harmonogramu projektu, zarządzanie (komunikacją, czasem, kosztami, jakością), budowanie i kierowanie zespołami projektowymi, a także monitorowanie i kontrolę realizacji projektu.

Jeśli chcesz wiedzieć w czym jeszcze może pomóc Ci wirtualna asystentka, zobacz ten wywiad w Entrepreneur Europe.

Chcesz wiedzieć więcej o pracy wirtualnej asystentki? A może interesują Cię tematy związane z produktywnością i narzędziami ułatwiającymi pracę? Już za tydzień nowy post, a w nim prezent, który pomoże Ci działać jeszcze skuteczniej!

Jeśli jesteś freelancerem, blogerem lub przedsiębiorcom i ciekawi Cię to, w czym mogę Ci pomóc, sprawdź mogą ofertę.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *