Jak delegować zadania zdalnemu pracownikowi?

Zwykle świetnie radzisz sobie z wielością zadań do zrobienia i presją czasu. Klienci wracają zadowoleni, przybywa nowych zleceń, a Ty znajdujesz jeszcze czas, żeby zająć się rozwojem swojej firmy. Czasami jednak obciążenie pracą jest zbyt duże, a Ty czujesz, że nie masz nawet chwili by zebrać myśli i cieszyć się swoimi sukcesami. Zwykle właśnie wtedy przychodzi pierwsza myśl, że potrzebujesz niewielkiej pomocy, aby zdążyć wszystko zrobić na czas.

Medal za zarwane noce

Niektórzy traktują duże obciążenie pracą jako swoistą odznakę honorową, uważając ją za dumę lub dowód bezpieczeństwa pracy. Jednak umówmy się, nie jest to dobra długofalowa strategia radzenia sobie ze zwiększoną ilością zadań. Z biegiem czasu dodatkowy stres i godziny pracy będą mieć wpływ na twoje zdrowie, zarówno zawodowe, jak i fizyczne. Jeśli jesteś przeciążony pracą, nie będziesz w stanie wykonywać swojej pracy równie efektywnie. Jeśli będziesz stale zestresowany, możesz częściej chorować albo nawet rozwinąć chroniczne dolegliwości.

Dlatego im szybciej opanujesz sztukę delegowania, czyli rozdzielania obowiązków, tym skuteczniej uda ci się prowadzić firmę i tym więcej czasu wygospodarujesz dla siebie. Jeśli delegujesz pracę, odpowiedzialność i uprawnienia pracownikom, zwiększysz ilość wykonanej pracy i często osiągniesz lepsze wyniki. Delegowanie, jeśli dobrze prowadzone, to doskonałe narzędzie do zarządzania.

Jeśli jesteś przytłoczony pracą, zachowaj efektywność swojego działania dzięki siedmiu krokom do lepszego delegowania.

Deleguj całe zadanie jednej osobie

Daje to osobie pełną odpowiedzialność za jego wykonanie i zwiększa motywację do wykonania tego zadania. Zapewnia także większą koncentrację delegującego na osobie, która ma wykonać zadanie, by zrozumiała jak powinny wyglądać pożądane wyniki. Oceń umiejętności i możliwości pracownika, aby upewnić się, że może on rzeczywiście wykonać zadanie. Czy ma wiedzę, umiejętności i zdolności do wykonania tego zadania? Jeśli nie, może on potrzebować szkolenia. A może zadanie należy przekazać komuś innemu.

Komunikuj zadania, pamiętaj o kontekście

Opisz dokładnie swojemu pracownikowi co chcesz zrobić, kiedy i jak chcesz osiągnąć oczekiwane rezultaty. Bądź jasny i jednoznaczny. Niezależnie od rodzaju i wielkości zadania, poświęć czas na wyjaśnienie jego celu. Powiedz  pracownikowi dlaczego zadanie jest ważne, w jaki sposób może ono pomóc w realizacji większego projektu oraz jakie komplikacje mogą powstać podczas jego wykonania. Zachęcaj go do zadawania pytań – może to uchronić przed możliwością nieporozumienia lub nieudanej realizacji zadania.

Ustal standardy

Pracownik musi wiedzieć, kiedy przekroczycie linię mety. Ustal standardy, których będziesz używać do mierzenia sukcesu zakończenia zadania. Standardy te powinny być realistyczne i możliwe do osiągnięcia, a Ty powinieneś unikać ich zmieniania po rozpoczęciu działania. Jeśli delegujesz jednocześnie więcej zadań, pamiętaj o określeniu priorytetów. Dla zachowania przejrzystości najlepiej będzie, jeśli stworzysz harmonogram działań z uwzględnieniem tzw. kamieni milowych.

Udziel uprawnień i pokaż szacunek. Deleguj zadanie, nie metodę.

Wzmocnij swojego pracownika poziomem uprawnień wymaganych do wykonania zadania, tak, aby mógł się obejść bez blokad lub wsparcia innych pracowników. Ważne jest, abyś nadał odpowiedni ton upoważnieniu i oczekiwał, że będzie on działać zgodnie z powierzonymi instrukcjami. Pozwól, aby osoba wykonała zadanie w wybrany przez siebie sposób, o ile pożądane wyniki zgodne z tym, co został określone. Niech pracownik ma silny wkład w zakończenie projektu. Zadbaj również, aby nadać ton szacunku –  aby pracownik zrozumiał, że na nim polegasz i doceniasz jego wysiłki.

Zapewnij wsparcie

Określ zasoby (budżet, szkolenia, siła robocza, narzędzia, porady itp.), których Twój pracownik potrzebuje, aby ukończyć zadanie. Następnie dostarcz je. Bądź otwarty na ewentualne pytania pracownika – być może nie przekazałeś mu wszystkich informacji lub nie zrozumiał zadania w takim stopniu jak Ty je rozumiesz. Pamiętaj, żeby doprecyzować w jakim zakresie może zwrócić się do Ciebie.

Zdobądź zaangażowanie – poproś o streszczenie.

Nie zakładaj, że Twój pracownik automatycznie przyjmie wszystkie informacje; każdorazowo musisz upewnić się, że tak jest.  Poproś o streszczenie przekazanego zadania – aby upewnić się, że skutecznie je opisałeś, niekoniecznie upewniając się, że dana osoba cię wysłuchała. Takie wyjaśnienie pomaga osobie nie czuć się tak, jakby był niegodny zaufania.

Użyj sprzężenia zwrotnego

… aby ułatwić przyszłą delegację. Dobrze przeprowadzone powierzenie zadania jest częściowo wynikiem udanego zarządzania relacjami, a relacje wymagają zaangażowania wielu osób. Po zakończeniu delegowaniu zadań porozmawiaj z pracownikiem. Zapytaj go, czy czuł się komfortowo wykonując zadanie i czy podałeś mu wszystkie potrzebne informacje. Zapytaj, czy skutecznie określasz oczekiwania i czy założony przez Ciebie harmonogram był rozsądny.

Po uzyskaniu tych informacji powinieneś mieć lepsze pojęcie o tym, jak wystąpiłeś jako delegat, i możesz użyć tych informacji, aby delegowanie stało się w przyszłości łatwiejsze i skuteczniejsze. Taka analiza z biegiem czasu jest szczególnie przydatna przy poznawaniu mocnych stron i preferencji współpracowników.

Ważna informacja: Jeśli nie jesteś zadowolony z wykonanych postępów, nie rób delegowanego zadania samodzielnie! Kontynuuj pracę z pracownikiem i upewnij się, że widzi on, że wykonanie zadania to jego odpowiedzialność. Następnie poszukaj przyczyny niezadowolenia. Na przykład brak komunikacji, szkoleń, zasobów lub zaangażowania osoby, a może odmienna wizja wyniku końcowego zadania?

Niektórzy specjaliści boją się delegowania, ponieważ oznacza to poleganie na zewnętrznej stronie, by wykonała dobrą pracę. Jednak jeśli otaczasz się niezawodnymi pracownikami, nigdy nie będziesz musiał się martwić czy wszystko jest dobrze zrobione. Skuteczne delegowanie to ważna umiejętność rozwijania się, szczególnie gdy poruszasz się po drabinie korporacyjnej, więc im szybciej zaczniesz wprowadzać ją w życie, tym lepiej.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *